GMail Posteingang in übersichtlich

Obwohl ich eigentlich eine Bloggerpause einlegen wollte ist mir momentan total nach schreiben. Also werde ich mal ein Thema auspacken, dass mir schon lange am Herzen liegt. GMail. Man kann ja von Google halten was man will, aber man kann nicht bestreiten, dass GMail momentan als Webbasiertes Mailprogramm an Geschwindigkeit und Möglichkeiten nahezu unantastbar ist. Für diesen Service, darf Google auch gerne meine Mails durchlesen.goog_mail_logo[1]

Wenn man allerdings keine weiteren Einstellungen an seinem GMail Posteingang vornimmt und täglich viele Mails bekommt, verliert schnell den Überblick. Eine Einteilung in die Vorgegebenen Ordner Posteingang, Spamm und Papierkorb sind nun mal relativ dürftig. Deshalb kann man zur Übersicht Labels erstellen, die dann sogar automatisch bei jeder Mail angezeigt werden können.

Anschaulich mache ich das mal mit einem Beispiel:

Label

Ich würde es z.B. toll finden, wenn alle E-Mails meiner Freundin ein eigenes Label haben. Dazu gehe ich in eine Mail meiner Freundin, klicke “Weitere Aktionen” –> Solche Nachrichten filtern.image

Nun öffnet sich folgendes Fenster:

imageDort ist nun die Mailadresse meiner Freundin eingetragen. Selbstverständlich muss ich später dann auch noch einen Filter erstellen, wo die Adresse meiner Freundin nur bei An: steht, damit meine Mails an sie im gleichen Ordner zu finden sind. Unterhalb seht ihr auch die anderen Mails die diesem Muster entsprechen. Mit einem klick auf “Nächster Schritt” geht es weiter.

image Hier noch einen Hakten bei Label anbringen setzten und entweder ein vorhandenes Label wählen oder ein Neues erstellen.

image

Dann solltest ihr natürlich auch noch einen Hakten bei “Filter auch auf die unten stehenden 4 Konversationen anwenden” setzten, dass diese Mails schon mal sortiert sind und ein Label haben. Den Filter noch erstellen und fertig.

Im Posteingang sieht das ganze dann so aus:

imageIch habe auch noch andere Label erstellt, wie z.B. für jede E-Mailadresse an die mir geschrieben wird ein eigenes. Ich habe auch ein Unbeantwortet Label das ich Mails manuell (geht sogar mit Drag ‘n’ Drop) hinzufüge wenn ich noch auf eine Mail antworten muss.

Das Design jedes Labels lässt sich Individuell anpassen indem man auf das Quadrat vor einem Label und dann auf “Benutzerdefinierte Farbe hinzufügen” klickt.

imageEs gibt seit ein paar Wochen auch die Möglichkeit verschachtelte Labels zu benutzen, um z.B eine Unterteilung zwischen Arbeit und Privat macht die jeweils verschiedene Labels beinhalten. Das ganze findet man auch unter den Labs.

Mehrere Posteingänge

Einen Großteil meiner ankommenden Mails sind automatisch Geschickte, weil ich in irgend einem Verteiler drin stehe. Oft ist es auch Werbung oder News die zwar kein Spam sind aber auch nicht so wichtig, dass ich sofort in mein Mailfach gucken muss wenn sie eintrifft. Solche Nachrichten filtere ich auch und setzte einen Haken bei “Posteingang überspringen (Archivieren)”. Da ich mich allerdings jetzt nicht durch meine Labels klicken will bis ich mal alle Mails gelesen habe habe ich unter Einstellungen –> Labs die Funktion “Mehrere Posteingänge” aktiviert.

Nun kann ich in den Einstellungen unter “Mehrere Posteingänge” bei Fenster 0: Suchanfrage: “in:anywhere is:unread” Feldtitel: “Ungelesene Mails” eintragen.

Nun habe ich weiterhin alle Mails im Blick, werde aber nur von wichtigen Mails im Posteingang informiert.

Um die restlichen Mails aus dem Posteingang verschwinden zu lassen muss man sie nur auswählen und Archivieren. Sie sind, sofern sie ungelesen sind, nur noch über die Labels zu finden oder man lässt sich mit der Suche nach “is:anywhere” alle Mails anzeigen.

Und das Beste: Ich werde über Notifier nur noch benachrichtigt wenn ich eine „wichtige“ Mail bekomme. Die anderen sind einfach ungelesen im 2. Posteingang und werden wenn überhaupt nur gelesen wenn ich mich in GMail einlogge

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5 Comments

  • Thomas Stünkel sagt:

    Hallo Pascal,

    weisst Du, ob es eine Möglichkeit gibt, nach Mails zu suchen, die mit zwei (oder mehr) Labels gekennzeichnet sind? In der Suchmaske kann ich immer nur ein Label auswählen …

    Besten Dank und viele Grüße

    Thomas

  • passsy sagt:

    ganz einfach mit

    is:label1 is:label2

    (durch ein leerzeichen getrennt)

    dann zeigt es alle mails an die beide labels haben. zumindest bei der normalen Suche. Wo willst du das denn einstellen?

  • Thomas Stünkel sagt:

    Super, danke!

    Man kann es bei „Suchoptionen anzeigen“ einstellen.

  • […] Hier habe ich das ja schon mal knapp niedergeschrieben. Das sollte ich aber glaube mal dringend updaten. […]

  • […] Wenn ihr es selbst mal ausprobieren wollt müsst ihr nur die Erweiterung namens “Vorschaufenster” aktivieren. Ich werde die neue Ansicht auf jeden fall mal testen, bin mir aber eigentlich sicher, dass ich zu meiner bisherigen Ansicht mit den Mehreren Posteingängen zurückkehre. […]

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